Na forach księgowych i wśród specjalistów od kadr coraz częściej pojawiają się doniesienia o kontrolach prowadzonych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Urzędnicy weryfikują, czy umowy o pracę i zlecenia faktycznie odzwierciedlają rzeczywiste relacje zawodowe. W wielu przypadkach celem jest wykrycie fikcyjnego zatrudnienia – zwłaszcza tam, gdzie w grę wchodzą wysokie świadczenia z ZUS lub nagłe zatrudnienie osób spokrewnionych z właścicielem firmy.
Od kilku lat ZUS korzysta z systemu informatycznego, który automatycznie wyłapuje potencjalnie ryzykowne przypadki. Dane o płatnikach składek są analizowane przez algorytm, który typuje firmy do kontroli na podstawie określonych wskaźników. Urząd zwraca uwagę między innymi na sytuacje, gdy jedna osoba jest równocześnie zatrudniona na etat w jednej firmie, a w drugiej wykonuje zlecenie. W takich przypadkach ZUS sprawdza, czy obie firmy nie są ze sobą powiązane i czy nie dochodzi do obchodzenia przepisów dotyczących składek.
Jeśli kontrola wykaże, że zleceniobiorca faktycznie wykonuje pracę na rzecz swojego pracodawcy, urząd nakłada obowiązek pełnego oskładkowania – a to może oznaczać poważne koszty dla przedsiębiorcy.
Najwięcej emocji wzbudzają kontrole w firmach rodzinnych. ZUS z dużą podejrzliwością podchodzi do przypadków, gdy właściciel zatrudnia żonę, partnerkę lub córkę – szczególnie jeśli kobieta jest w ciąży, a umowa została podpisana niedługo przed złożeniem wniosku o świadczenie. Takie sytuacje często kończą się postępowaniem wyjaśniającym, które ma ustalić, czy celem nie było wyłudzenie zasiłku macierzyńskiego lub chorobowego.
Również zatrudnienie bliskiego krewnego, który w krótkim czasie przechodzi na zwolnienie lekarskie, może wzbudzić zainteresowanie urzędników.
ZUS coraz częściej reaguje zanim wypłaci świadczenie. Jeśli wniosek o zasiłek zostanie złożony krótko po rozpoczęciu pracy, inspektorzy mogą wszcząć kontrolę niemal natychmiast. W jej trakcie sprawdzane są dokumenty, listy obecności, korespondencja firmowa czy wyniki pracy zatrudnionej osoby. W razie wątpliwości przesłuchiwani są także inni pracownicy.
Czas trwania kontroli zależy od wielkości firmy – od kilkunastu dni w mikroprzedsiębiorstwach po nawet dwa miesiące w dużych zakładach.
Surowe konsekwencje
Jeśli ZUS uzna, że umowa została zawarta dla pozoru, staje się ona nieważna. Pracownik traci prawo do świadczeń i może zostać zobowiązany do zwrotu wypłaconych pieniędzy wraz z odsetkami. Dla pracodawcy oznacza to nie tylko kary finansowe, ale w skrajnych przypadkach także odpowiedzialność karną.
Nie każda kontrola kończy się wykryciem nieprawidłowości. Wielu przedsiębiorców udowadnia, że zatrudnienie było faktyczne i uzasadnione. W takim przypadku kluczowe znaczenie ma dokumentacja – potwierdzenia obecności, e-maile, wykonane zlecenia, faktury, a nawet notatki służbowe. To właśnie takie dowody mogą obalić podejrzenia o fikcyjne zatrudnienie.
Pracodawca ma też prawo złożyć zastrzeżenia do ustaleń kontroli – w ciągu 14 dni od otrzymania protokołu może przedstawić dodatkowe dowody i wyjaśnienia.
